Tecnología: una historia de dos firmas

Peter Docherty | June 28, 2018 |

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Las SMP dependen en gran medida de la tecnología para proporcionar servicios eficientes, rentables y de alta calidad a sus clientes. Yo, Peter Docherty, hablé con dos gurús de la contabilidad para escuchar sus historias sobre su enfoque en el aprovechamiento de la tecnología en sus firmas contables y las ventajas y los desafíos que les acompañaron.  

Brad Goldchin (BG), un geek autoproclamado y ex profesor de contabilidad y TI, abrió su firma contable en Auckland en 2005. Posicionó a su empresa para aprovechar la tecnología, un modelo que incluiría la optimización del proceso para brindar un servicio más rápido, transparencia a los clientes y evitar la duplicación de datos.

Tanya Titman (TT), una contadora australiana de Brisbane que lleva 20 años siguiendo las mejores soluciones tecnológicas del mercado. Hoy ve las comunicaciones como el componente vital para el éxito de su firma. “Hace diez años, nuestro software hubiera sido sobre la prestación de servicios, software de impuestos, software de contabilidad y software de análisis financiero, mientras que ahora eso representa solo el 20 % de nuestro software. Ahora nuestro software se centra en el proceso y la mejora de la relación con el cliente”.

La nube

PD: Como la tecnología está cambiando e innovando constantemente, ¿cómo y cuándo supo que era hora de avanzar hacia una tecnología más moderna? 

TT: A la hora de decidir cómo incorporar la tecnología en su firma, Titman reconoce que hay una gran variedad de nuevas opciones de tecnología que llegan constantemente a las SMP.

“En el mundo de hoy, debe bloquear todo el ruido que existe sobre la tecnología y determinar dónde están sus obstáculos”. Ella recomienda dibujar un mapa mental que revele los puntos débiles de su firma. “Seleccione un proceso y planifíquelo: qué sucede el día uno, el día dos y así sucesivamente. Inicialmente, pudimos ver que había un gran problema en nuestro proceso de ventas, que dependía de que yo preparara una propuesta. Esto causaba un gran retraso, por lo que decidimos probar algo diferente y determinar qué tecnología y proveedores estaban disponibles”.

Titman mencionó que el software recientemente elegido mejoró la eficiencia del proceso en general: lo que inicialmente tardaba 30 días se ha reducido a 2.    

PD: Muchas firmas tienen numerosas oficinas dispersas. ¿Cómo ha contribuido la nube para facilitar esta adaptación para los empleados?  

BG: La firma de Goldchin tiene dos oficinas, una en Nueva Zelanda y otra en Australia. Al principio, él determinó que la tecnología de la nube sería la forma más efectiva de optimizar la gestión de sus dos oficinas y evitar las temidas duplicidades.

“Dado que ninguna de las  oficinas usan un servidor, la nube brinda al personal una manera fácil de intercambio entre oficinas. Los sistemas contables, la dirección de las relaciones con los clientes y los sistemas fiscales de la empresa están todos en la nube. Esto no solo ofrece flexibilidad a los empleados para trabajar de forma remota y en diferentes oficinas, sino que también permite a los clientes ver sus finanzas en tiempo real para que tengan la información pertinente mucho antes de fin de año. Goldchin continúa: “La nube ofrece una vista panorámica de los asuntos de gestión de nuestros clientes, lo que nos permite profundizar en los problemas anticipadamente y nos brinda la ventaja de ofrecer servicios de asesoría para ayudarles a mejorar sus negocios”.

PD: Hablemos de costes: ¿cuáles son las ventajas de invertir en la nube?

TT: La nube ha eliminado numerosos costes ‘extra’. Mientras que antes un proveedor de TI habría tenido que venir un par de veces al mes para hacer actualizaciones y respaldos, ahora gracias a la nube se elimina todo el proceso y el coste.  Sin embargo, mantener un registro del coste del software sigue siendo esencial y no se puede olvidar. “En términos de la evaluación de resultados de nuestra propia firma, dividimos el software en partidas separadas. Esta información siempre está presente y permite determinar si cada pieza de software está generando un retorno de la inversión.

Redes sociales

PD: Cambiando de tema, hablemos de las redes sociales. ¿Puede contarme sobre ese proceso?

BG: “Previmos cómo las redes sociales podrían ayudar a informar a los clientes y a atraer nuevos negocios. Es una excelente manera de construir nuestra marca, al destacar cuál es nuestra especialización. Los diversos canales y plataformas (YouTube, LinkedIn, Facebook, Twitter) amplían nuestra voz y posicionamiento únicos, y nos dan una oportunidad ilimitada de ser escuchados en audiencias específicas”.

TT: “Tomamos un gran posicionamiento en las redes sociales; se trata realmente de crear conciencia y educar. Hay un importante [eslogan] en nuestra oficina: comenzar a educar y dejar de promover. Para nosotros permiten un gran conocimiento de la marca. No pude identificar a los clientes que conseguimos porque vieron una publicación en las redes sociales, pero sí supervisamos y hacemos un seguimiento de los análisis de nuestras redes sociales. Los indicadores de rendimiento clave (key performance indicators, KPI) de nuestro equipo incluyen examinar y medir esos análisis de forma semanal y mensual. Los resultados llevan a nuestra firma a ser más proactiva y a enfocarse en función de los resultados que apuntan a picos de actividad en nuestro sitio web. Dicho eso, aún reconocemos que las redes sociales no pueden y no deben reemplazar la interacción cara a cara”.

¿Qué es lo que sigue?

PD: Entonces, ahora que avanzaron a la nube y las redes sociales, ¿qué es lo que sigue para la tecnología?

BG: “En primer lugar, creo que la tecnología de videoconferencia se ha vuelto lo suficientemente madura como para usarla de manera efectiva en los negocios. La mayor parte del tiempo trabajamos con clientes de forma remota y esta tecnología nos brinda oportunidades fáciles para trabajar con clientes a nivel mundial sin ninguna dificultad. En segundo lugar, los grandes volúmenes de datos tendrán un gran impacto en las pequeñas firmas del futuro, particularmente en la búsqueda de nuevos sectores de clientes a los que hay que orientarse. Existen muchos datos disponibles ahora. Puede ver cuántos de sus clientes provienen de una búsqueda de Google, cuántos provienen de anuncios, dónde están y sus niveles de ingresos. Puedo ver cuántas personas visitan nuestro sitio web y cuáles son sus intereses”. Finalmente, la firma también aconseja a sus clientes que utilicen la mina de oro que es su sistema de CRM para buscar información similar y luego compararla con sus actividades e ingresos para descubrir los efectos en sus resultados.

TT: “La comunicación y la seguridad son las principales preocupaciones cuando se trata de nombrar las tecnologías favoritas. Solíamos tener soluciones muy basadas en la contabilidad, pero ahora son soluciones de negocios. Desafío a los profesionales ejercientes a expender su red de modo que llegue más allá que solo a las soluciones del sector; existe un software de negocios increíble y no hay razón para que no pueda aplicarse a una firma contable. Para las comunicaciones dentro del equipo, Slack usa ampliamente  una aplicación de mensajería de equipo. La razón por la que es una plataforma que aporta a mi equipo, es que nos permite alejarnos del ruido de los correos electrónicos y permite una conversación instantánea. Con tanta gente y plataformas en la firma, un administrador de contraseñas también fue esencial para nosotros. Implementamos LastPass. Es una gran herramienta, ya que realiza una auditoría de nuestras contraseñas en todo el equipo. Puedo compartir contraseñas sin revelarlas y permite que las personas entren en ciertos sitios sin revelar las credenciales de inicio de sesión”.

IFAC ha lanzado recientemente la actualización de la Guía sobre la dirección de firmas para firmas pequeñas y medianas que incluye un nuevo capítulo sobre el aprovechamiento de la tecnología y trata temas como el desarrollo de una estrategia tecnológica, opciones de hardware y software, riesgos tecnológicos y tecnologías nuevas y emergentes.

Issues and Insights

Peter Docherty

General Manager, Public Practice, CPA Australia

Peter Docherty is the General Manager of Public Practice at CPA Australia, responsible for strategic oversight of issues impacting public practice members globally, developing member services and advocacy. Peter is a regular speaker in Australia and overseas on regulatory oversight and practice management. He facilitated the development of the IFAC Guide to Practice Management for Small to Medium Practices, CPA Australia’s Firm of the Future Report and Practice Management Portal. See more by Peter Docherty

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