Sedam koraka planiranja upravljanja kriznim situacijama za profesionalne računovodstvene organizacije (PAO)

Linda Lach, Darlene Nzorubara | March 24, 2020 |

Brzina, globalna rasprostranjenost i širok uticaj aktuelne pandemije koronavirusa (COVID-19) učinili su da upravljanje krizom postane glavni prioritet za mnoge organizacije. Profesionalne računovodstvene organizacije (PAO) imaju priliku da pomognu svojim članovima u vrijeme vanredne situacije. Srećom, dostupna je ogromna količina informacija. Ali količina informacija nas može i preplaviti. U nastavku je osnovni okvir za profesionalne računovodstvene organizacije koji će pomoći vašoj organizaciji da brzo djeluje u trenutnoj krizi. Bez obzira gdje se vaša organizacija nalazi u procesu upravljanja krizama, ovo će vam pomoći da utvrdite sljedeće korake.

Ključni koraci u upravljanju krizama su priprema, provođenje i ublažavanje, te naučene lekcije, evaluacija i oporavak.

Priprema

1. Napraviti plan upravljanja krizama. To bi trebalo uključivati formiranje namjenskog višefunkcionalnog tima. Ključna grupa, koju obično vodi vaš izvršni direktor, trebala bi voditi, odrediti prioritete i koordinirati napore za procjenu situacije i izradu plana upravljanja krizama. Plan upravljanja krizama trebao bi sadržavati aktivnosti koje vaša organizacija treba poduzeti kako bi nastavila s radom, ostvarila svoju misiju od javnog interesa i ublažila poslovni uticaj krize. Prilikom izrade plana, sigurnost pojedinaca mora biti glavni prioritet i prizma kroz koju se osmišljava plan upravljanja krizama.

Iako mnoge organizacije nemaju formalni plan ili imaju planove koji nisu nedavno ažurirani, nikada nije kasno da se organizuju i djeluju.

Provođenje i ublažavanje

2. Provesti planove za virtuelni način rada. Ako vaša organizacija još ne radi virtuelno, iskoristite ovo vrijeme za planiranje. Iako je većina organizacija koristila virtuelne sastanke, sasvim je drugačije biti u potpuno virtuelnom okruženju. Mnogo je aspekata koji se trebaju uzeti u obzir, od načina kako da virtuelne veze učinimo što djelotvornijim i efikasnijim, do praktičnih izazova i problema mentalnog zdravlja koje donosi rad od kuće. Harvard Business Review ima resurs koji bi vam mogao pomoći: “A Guide to Managing Your (Newly) Remote Workers”.

3. Napraviti strategiju komunikacije. U vrijeme krize neizbježno zavladaju strah i nesigurnost. Često izvještavanje o važnim informacijama to može ublažiti, kao i pružanje osjećaja povezanosti i utjehe u vrlo teškim vremenima. Svaka profesionalna računovodstvena organizacija bi trebala planirati način komunikacije sa zaposlenima, članovima, volonterima, svojim odborom i drugim ključnim interesnim grupama. U komunikaciji sa zaposlenima se treba priznati da su strah i strepnja u ovo vrijeme normalni ali i osigurati da svi imaju jasan osjećaj ciljeva i prioriteta.   Komunikacija s članovima trebala bi im pomoći da nastave obavljati svoje profesionalne aktivnosti. Na primjer, komunikacija s preduzećima može se fokusirati na izmjene u datumima podnošenja poreznih prijava i sve druge zakonske i regulatorne promjene koje bi mogle uticati na njih. Komunikacija s članovima može i da ih podstakne da razmotre usluge koje mogu pružati javnosti u svjetlu ove krize.   

4. Opremiti svoje članove resursima. Naš virtuelni svijet nudi mnoštvo resursa koji mogu biti korisni kao pomoć članovima da prebrode bilo koju krizu. Profesionalne računovodstvene organizacije za cilj trebaju imati potrebe različitih sektora u svom članstvu: velikih i malih preduzeća, računovođa u poslovnom sektoru, edukatora, studenata, računovođa u javnom sektoru, itd. Članovi profesionalnih računovodstvenih organizacija moraju biti opremljeni da bi podržali svoje klijente koji su možda pogođeni krizom. Mnoga velika preduzeća su već proizvela sjajne materijale koji bi se mogli podijeliti. Također, dostupni su i razni alati za elektronsko učenje koji mogu pomoći vašim članovima. Drugi sektori mogu imati različite potrebe na koje se treba adekvatno odgovoriti.

IFAC je pokrenuo web stranicu s resursima vezanim za COVID-19  na kojoj uređuje informacije naših organizacija članica, Foruma firmi i drugih interesnih grupa, kao i sopstvene spoznaje IFAC-a, kako bismo svima nama olakšali razmjenu informacija i znanja u ova nezapamćena vremena.

5. Provesti planiranje u nepredviđenim situacijama za različite scenarije, posebno one fokusirane na kontinuitet poslovanja. Ključno je gledati unaprijed i razmotriti „šta ako“. Iako koronavirus najviše plaši zbog prijetnji zdravlju i sigurnosti, on ima i ozbiljan, potencijalno poguban ekonomski uticaj. Svaka profesionalna računovodstvena organizacija treba da razmotri svoje strateške prioritete u ovom novom okruženju – na šta se mora fokusirati i šta će možda morati da odgodi. Zatim mora da razmotri, na osnovu krize i poslovnih prioriteta, koji su kratkoročni i dugoročni uticaji na prihode, rashode i novčane tokove. Iako se neki izdaci mogu smanjiti, profesionalna računovodstvena organizacija možda želi da razmotri ulaganje u nove načine podrške članovima, poput razvoja online programa. Profesionalne računovodstvene organizacije također trebaju ažurirati svoje planove za upravljanje rizikom.

6. Dopirati. Globalna računovodstvena profesija nevjerovatna je mreža koja se može okupiti u bilo kojoj krizi. Profesionalne računovodstvene organizacije trebaju razmotriti način da dopru do svih interesnih grupa, što može uključivati vladine i donatorske agencije, međunarodne i nacionalne organizacije, regulatore, finansijske institucije itd. Stupanje u kontakt sa drugim interesnim grupama predstavlja priliku za razmjenu informacija kao i razmatranje mogućnosti saradnje na nekim inicijativama.

U nekim zemljama vlade formiraju nacionalne interesne grupe za upravljanje krizama. Gdje je to moguće, profesionalne računovodstvene organizacije trebaju razmotriti pridruživanje takvim grupama da bi ponudile perspektive i podršku računovodstvene profesije.

Profesionalne računovodstvene organizacije koje se bore da za kratko vrijeme pređu sa ličnog na virtuelno pružanje usluga trebaju se obratiti za pomoć svojim regionalnim organizacijama i osobama za kontakt IFAC-a s članovima. Na primjer, regionalne organizacije i IFAC mogu pokušati pomoći profesionalnim računovodstvenim organizacijama da identificiraju već postojeći program online kontinuiranog profesionalnog razvoja (KPR) koji nude druge profesionalne računovodstvene organizacije koji bi se - uz odgovarajući sporazum između profesionalnih računovodstvenih organizacija - mogao promovirati među njihovim članovima umjesto njihovog ličnog programa KPR.

Naučene lekcije, evaluacija i oporavak

7. Ažurirajte svoj plan upravljanja krizama - ili ga napravite ako ga vaša organizacija nema. Kad kriza završi, nemojte prestajati! Obavezno iskoristite ovo kao priliku za izradu jednog stalnog, svenamjenskog plana spremnosti za vanredne situacije za sve buduće događaje i revidirajte ga najmanje jednom godišnje.

Svijet se za kratko vrijeme drastično promijenio. Kakva god bila situacija u vašoj zemlji ili regiji, i bez obzira na to je li vaša organizacija ranije imala plan ili ne, sada je vrijeme za djelovanje. Vaša organizacija može odigrati ključnu ulogu u pomaganju profesiji da prebrodi trenutnu zdravstvenu krizu i istovremeno osigurati da budete spremni za buduće vanredne situacije.