Siete Pasos Básicos de Planificación de Gestión de Crisis para las PAO

Linda Lach, Darlene Nzorubara | March 24, 2020 |

La velocidad, el alcance global y el impacto generalizado de la reciente pandemia del coronavirus (COVID-19) han convertido la gestión de crisis en una prioridad para muchas organizaciones. Las organizaciones profesionales de contabilidad (PAO) tienen la oportunidad de ayudar a sus miembros en tiempos de emergencia. Afortunadamente, hay una gran cantidad de información disponible. Pero la cantidad de información puede ser un poco abrumadora. El siguiente es un marco básico para que las PAO ayuden a su organización a actuar rápidamente en la crisis actual. No importa dónde se encuentre su organización en el proceso de gestión de crisis, esto lo ayudará a determinar sus próximos pasos.

Los pasos clave en la gestión de crisis son la preparación, implementación y mitigación, y las lecciones aprendidas, la evaluación y la recuperación.

Preparación

1. Crear un plan de gestión de crisis. Esto debería incluir la formación de un equipo multifuncional dedicado a la crisis. Un grupo central, generalmente dirigido por su CEO, debe liderar, priorizar y coordinar los esfuerzos para evaluar la situación y desarrollar un plan de gestión de crisis. El plan de gestión de crisis debe incluir las acciones que su organización necesita para continuar operando, lograr su misión de interés público y mitigar el impacto comercial de la crisis. Al desarrollar su plan, la seguridad de las personas debe ser la máxima prioridad y debe ser el principio con la que se diseña el plan de gestión de crisis.

Aunque muchas organizaciones no tienen un plan formal, o tienen planes que no se han actualizado recientemente, nunca es tarde para organizarse y actuar.

Implementación y Mitigación

2. Ejecute planes para trabajar virtualmente. Si su organización aún no está trabajando virtualmente, use este tiempo para planificar. Aunque la mayoría de las organizaciones han desarrollado reuniones virtuales, es muy diferente estar en un entorno completamente virtual. Hay muchos aspectos que deben considerarse, que van desde cómo hacer que las conexiones virtuales sean lo más efectivas y eficientes posible, hasta los desafíos prácticos y los problemas de salud mental de trabajar desde casa. The Harvard Business Review tiene un recurso que puede ayudar: “A Guide to Managing Your (Newly) Remote Workers”.

3. Crear una estrategia de comunicación. En una crisis, inevitablemente hay miedo e incertidumbre. La comunicación frecuente de información importante puede mitigar esto, así como proporcionar una sensación de conexión y comodidad en tiempos muy difíciles. Cada PAO debe crear planes de comunicación con su personal, los miembros, los voluntarios, su junta y otras partes interesadas clave. Las comunicaciones con su personal deben reconocer que el miedo y la aprensión durante este tiempo son normales, a la vez que ayudan a garantizar que todos tengan un claro sentido de los objetivos y las prioridades. Las comunicaciones a los miembros deberían ayudarlos a continuar con sus actividades profesionales. Por ejemplo, las comunicaciones a las empresas podrían centrarse en cambios en las fechas de presentación de impuestos o cualquier otro cambio legislativo y regulatorio que pueda afectarlos. Las comunicaciones a los miembros también podrían alentarlos a considerar el servicio que pueden ofrecer al público a la luz de la crisis.

4. Equipe a sus miembros con recursos. Nuestro mundo virtual ofrece una gran cantidad de recursos que pueden ser muy útiles para ayudar a sus miembros a superar cualquier crisis. Las PAO deben enfocarse en las necesidades de los diferentes sectores de su membresía: empresas grandes y pequeñas, contadores en negocios, educadores, estudiantes, contadores del sector público, etc. Los miembros de las PAO deben estar equipados para apoyar a sus clientes que también podrían verse afectados por la crisis. Muchas empresas ya han producido excelentes materiales que podrían compartirse. Además, hay varias herramientas de aprendizaje electrónico disponibles que pueden ayudar a sus miembros. Otros sectores pueden tener diferentes necesidades que deberían enfocarse en estos.

IFAC ha lanzado una página web de Recursos COVID-19 que recopila información de nuestras organizaciones miembro, el Foro de Firmas y otras partes interesadas, así como las ideas propias de IFAC, para ayudarnos a todos a compartir experiencias y conocimientos en estos tiempos sin precedentes.

5. Desarrolle un plan de contingencia con varios escenarios, particularmente aquellos centrados en la continuidad del negocio. Es crítico mirar hacia adelante y considerar el "qué pasaría si". Aunque el coronavirus es más aterrador por la amenaza a la salud y la seguridad, también tiene un impacto económico grave y potencialmente devastador. Cada PAO debe considerar sus prioridades estratégicas en el nuevo entorno: en qué debe enfocarse y qué debe posponerse. Luego debe considerar, con base en la crisis y las prioridades comerciales, cuáles son los impactos a corto y largo plazo en los ingresos, gastos y flujos de efectivo. Si bien se pueden reducir algunos gastos, una PAO puede considerar invertir en nuevas formas de apoyar a los miembros, como el desarrollo de programas en línea. Las PAO también deben actualizar sus planes de gestión de riesgos.

6. Alcance. La profesión de contabilidad global es una red extraordinaria que puede unirse en cualquier crisis. Todas las PAO deben considerar comunicarse con las partes interesadas clave, que pueden incluir agencias gubernamentales y donantes, organizaciones internacionales y nacionales, reguladores, instituciones financieras, etc. Contactar a otras partes interesadas genera una oportunidad para compartir información y considerar si hay oportunidades para colaborar en diferentes iniciativas

En algunos países, los gobiernos están formando grupos nacionales de partes interesadas ​​en la gestión de crisis. Siempre que sea posible, las PAO deberían considerar unirse a dichos grupos para ofrecer las perspectivas y el apoyo de la profesión contable.

Las PAO que luchan por pasar de la prestación de servicios en persona a la prestación de servicios virtuales en un corto período de tiempo deben comunicarse con sus organizaciones regionales y la IFAC para solicitar asistencia. Por ejemplo, las organizaciones regionales y la IFAC pueden intentar ayudar a las PAO a identificar el desarrollo profesional continuo (CPD) en línea, ya ofrecido por otras PAO que, con el acuerdo apropiado entre las PAO, podrían promoverse a sus miembros en lugar de su entrenamiento en persona.

Lecciones aprendidas, evaluación y recuperación

7. Actualice su plan de gestión de crisis o cree uno si su organización no tiene. Una vez que la crisis haya terminado, ¡no te detengas! Asegúrese de usar esto como una oportunidad para construir un plan de preparación de emergencia continuo y de uso múltiple para cualquier evento futuro y revíselo al menos una vez al año.

El mundo ha cambiado drásticamente en poco tiempo. Cualquiera sea la situación en su país o región, y si su organización tenía o no un plan anteriormente, ahora es el momento de actuar. Su organización puede desempeñar un papel fundamental para ayudar a la profesión a navegar la crisis de salud actual mientras se asegura de estar preparado para futuras emergencias.