Technologie : Histoire de deux cabinets

Peter Docherty | June 28, 2018 |

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Les SMP dépendent fortement de la technologie pour fournir à leurs clients des services efficaces, économiques, de grande qualité et rentables. Peter Docherty et moi-même avons parlé à deux gourous de la comptabilité pour écouter leur expérience de l’application de la technologie dans leurs cabinets comptables, et apprendre ainsi les avantages et inconvénients qui en découlent.  

Brad Goldchin (BG), geek autoproclamé et ancien conférencier en informatique et en comptabilité, a ouvert son cabinet de comptabilité à Auckland en 2005. Il a positionné son entreprise pour exploiter la technologie, un modèle qui comprendrait la rationalisation du processus pour fournir un service plus rapide, la transparence aux clients et éviter la duplication des données.

Tanya Titman (TT), comptable australienne de Brisbane qui travaille depuis 20 ans sur la question des meilleures solutions technologiques du marché. Aujourd’hui, elle considère que la communication constitue un élément essentiel du succès de son 'entreprise. « Il y a dix ans, notre logiciel était axé sur la prestation de services, les logiciels de taxation, de comptabilité et d'analyse financière, alors qu'il ne représente plus aujourd’hui que 20 % de notre offre logicielle. Désormais, notre logiciel est axé sur l'amélioration des processus et des relations client. »

Le Cloud

PD : Alors que la technologie évolue et innove constamment, comment et quand avez-vous su qu'il était temps de passer à une technologie plus moderne ? 

TT : En décidant de la manière d'intégrer la technologie dans votre cabinet, Titman reconnaît qu'il existe un large éventail de nouvelles options technologiques qui se renouvellent constamment pour les SMP.

« Dans le monde d’aujourd’hui, vous devez vous éloigner de toute l'agitation ambiante autour de la technologie et déterminer où se trouvent vos blocages. » Elle conseille de dessiner une carte mentale pour révéler les points de douleur de votre cabinet. « Sélectionnez un processus et modélisez-le en identifiant ce qui se passe le premier jour, le deuxième jour, etc. Au début, nous pouvions constater que notre processus de vente était confronté à un énorme obstacle, qui reposait sur le fait que je rédigeais une proposition. Cela a causé un énorme retard, nous avons donc décidé d'essayer quelque chose de différent et de déterminer les technologies et les fournisseurs disponibles. »

Titman a mentionné que le logiciel nouvellement choisi améliorait l'efficacité du processus dans son ensemble : ce qui prenait initialement 30 jours a été ramené à deux.    

PD : De nombreux cabinets disposent de beaucoup de bureaux de par le monde ; comment le Cloud a-t-il contribué à faciliter cette transition pour le personnel ?  

BG : Le cabinet de Goldchin possède deux bureaux : l’un en Nouvelle-Zélande, et l’autre en Australie. Il a compris très tôt que la technologie Cloud allait être le moyen le plus efficace de rationaliser ses deux bureaux et d’éviter des duplications contre-productives.

« Comme les deux bureaux n’utilisent pas de serveur, le Cloud offre au personnel un moyen simple de changer de bureau. Les systèmes comptables, la gestion de la relation client et les systèmes fiscaux de l'entreprise sont tous contenus dans le Cloud. Cela permet non seulement au personnel d'avoir la possibilité de travailler à distance et dans différents bureaux, mais également aux clients de consulter leur données financières en temps réel afin de disposer d'informations pertinentes bien avant la fin de l'année. Goldchin ajoute que « Le Cloud offre une vue synoptique sur les affaires de nos clients, ce qui nous permet de nous pencher plus tôt sur les problèmes, ce qui a pour avantage de nous permettre de fournir des services de conseil pour les aider à améliorer leurs activités.

PD : Parlons coûts : quels sont les avantages d’investir dans le Cloud ?

TT : Le Cloud a éliminé de nombreux coûts « supplémentaires ». Auparavant, il fallait qu’un sous-traitant en informatique vienne plusieurs fois par mois pour effectuer des mises à niveau et des sauvegardes ; ce processus et ce coût sont désormais éliminés grâce au Cloud.  Il est essentiel toutefois de garder une trace du coût du logiciel et de ne pas l’oublier. «En ce qui concerne l’évaluation des profits et des pertes de notre propre cabinet, nous avons divisé le logiciel en plusieurs éléments de ligne distincts. Ces informations sont toujours présentes et il est possible de déterminer pour chaque logiciel s’il y a retour sur investissement.

Réseaux sociaux

PD : Passons à présent au thème des réseaux sociaux. Pouvez-vous me parler de cette transition ?

BG : « Nous avions prévu la manière dont les réseaux sociaux pourraient aider à éduquer les clients et à attirer de nouvelles entreprises. C’est un excellent moyen de renforcer notre marque en mettant en valeur notre savoir-faire. Les différentes chaînes et plateformes (YouTube, LinkedIn, Facebook, Twitter) renforcent notre voix et notre image et nous donnent des possibilités illimitées de nous faire entendre par des publics cibles. »

TT : « Nous prenons beaucoup d’importance avec les réseaux sociaux ; il s’agit vraiment de sensibiliser et d’éduquer. Notre bureau a pour [slogan] : commencer à éduquer et arrêter de promouvoir. Pour nous, la question de la reconnaissance de la marque est un élément capital ; je n’étais pas capable d’identifier les clients qui nous avaient contactés parce qu’ils avaient vu un message sur les réseaux sociaux, mais nous suivons et surveillons les analyses concernant nos réseaux sociaux. Les indicateurs de performance clés de notre équipe se fondent notamment sur l'analyse et la mesure de ces rapports dont la fréquence est hebdomadaire ou mensuelle. Les résultats amènent notre entreprise à être plus proactive et ciblée en fonction des résultats qui indiquent des pics d'activité sur notre site Web. Cela dit, nous ne nions pas le fait que les réseaux sociaux ne peuvent et ne doivent pas remplacer les interactions en personne.

La prochaine étape ?

PD : Alors, maintenant que vous êtes passé au Cloud et aux réseaux sociaux, quelle est selon vous la prochaine étape en matière de technologie ?

BG : « Tout d’abord, j’estime que la technologie de vidéoconférence est devenue suffisamment mature pour être utilisée efficacement en entreprise. La plupart du temps, nous travaillons avec des clients à distance, et cette technologie nous offre facilement la possibilité de travailler avec des clients du monde entier sans aucune difficulté. Deuxièmement, les grands volumes de données auront un impact important sur les petits cabinets du futur, en particulier dans la recherche de nouveaux secteurs clients. « Il y a tellement de données disponibles maintenant. Vous pouvez savoir combien de vos clients vous ont trouvés par suite d’une recherche Google, combien grâce aux publicités, où ceux-ci se trouvent et quelles sont leurs fourchettes de revenus. Je peux voir combien de personnes visitent notre site Web et quels sont leurs centres d'intérêt. » Enfin, l'entreprise conseille également à ses clients d'utiliser la mine d'or que constitue leur système de gestion de la relation client pour rechercher des informations similaires, puis les comparer à leurs activités et à leurs revenus afin de déterminer les effets sur leurs résultats.

TT : « La communication et la sécurité sont des préoccupations majeures lorsqu'il s'agit de désigner les technologies préférées. Nous travaillions par le passé avec des solutions particulièrement centrées sur la comptabilité, mais maintenant nous utilisons des solutions d'entreprise. J’incite les praticiens à explorer au-delà des solutions spécifiques à l’industrie ; il existe d’excellents logiciels de gestion, et il n’y a aucune raison que ceux-ci ne puissent pas être appliqués à un cabinet comptable. Pour les communications internes aux équipes, Slack est largement utilisé comme application de messagerie d'équipe. La raison pour laquelle mon équipe contribue à la plateforme est la possibilité qu’elle nous offre d’échapper aux pertes de temps des courriels et d’échanger instantanément des messages. Avec autant de personnes et de plateformes sur le marché, un gestionnaire de mots de passe nous faisait également défaut. Nous avons implémenté LastPass. C’est un excellent outil, car il permet de vérifier les mots de passe de l’équipe. Je peux partager des mots de passe sans les révéler, et il permet aux utilisateurs d'accéder à certains sites sans divulguer les informations de connexion.

L’IFAC a récemment publié une mise à jour du Guide to Practice Management for Small- and Medium-Sized Practices (Guide de gestion de cabinet pour les cabinets de petite et moyenne taille), qui inclut un nouveau chapitre sur l’utilisation de la technologie et aborde des sujets tels que l’élaboration d’une stratégie technologique, les options matérielles et logicielles, les risques technologiques, ainsi que les technologies nouvelles et émergentes.

Issues and Insights

Peter Docherty

General Manager, Public Practice, CPA Australia

Peter Docherty is the General Manager of Public Practice at CPA Australia, responsible for strategic oversight of issues impacting public practice members globally, developing member services and advocacy. Peter is a regular speaker in Australia and overseas on regulatory oversight and practice management. He facilitated the development of the IFAC Guide to Practice Management for Small to Medium Practices, CPA Australia’s Firm of the Future Report and Practice Management Portal. See more by Peter Docherty

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