Sept étapes essentielles pour planifier la gestion de la crises Covid 19 pour les Ordres

Linda Lach, Darlene Nzorubara | March 24, 2020 |

La rapidité, la portée mondiale et l'impact généralisé de la récente pandémie de coronavirus (COVID-19) ont fait de la gestion de cette crise une priorité absolue pour de nombreuses organisations. Les Ordres et organisations comptables professionnelles (OAP) ont le rôle d'aider leurs membres en cas d'urgence. Heureusement, une énorme quantité d'informations est disponible. Mais la quantité d'informations peut aussi être un peu étouffante. Ce qui suit est un cadre de base pour les ordres et les OAP pour aider votre organisation à agir rapidement au sein de la crise actuelle. Peu importe l’endroit où se trouve votre organisation, cela vous aidera à déterminer vos prochaines étapes dans votre processus de gestion de crise,
Les étapes clés de la gestion de crises sont : la préparation, la mise en œuvre des mesures d’atténuation, les enseignements à en tirer, l'évaluation et le retour à une situation normale.

La préparation

1. Créez un plan de gestion de crise.

Cela doit inclure la formation d'une équipe inter-fonctionnelle dédiée. Un groupe restreint, généralement dirigé par un dirigeant, doit diriger, hiérarchiser et coordonner les efforts pour évaluer la situation puis élaborer un plan de gestion de crise. Le plan de gestion de crise doit inclure les actions que votre organisation doit entreprendre pour continuer à fonctionner, réaliser sa mission d'intérêt général et atténuer l'impact de la crise. Lors de l'élaboration de votre plan, la sécurité des personnes doit être la priorité absolue et doit être un objectif dans le plan de gestion de crise conçu.
Bien que de nombreuses organisations n'aient pas de plan officiel en place ou aient des plans qui n'ont pas été mis à jour récemment, il n'est jamais trop tard pour s'organiser et agir.

La mise en œuvre des mesures d’atténuation

2. Exécutez vos plans pour travailler à distance en ligne.

Si votre organisation ne fonctionne pas déjà en ligne, utilisez ce temps pour le planifier .Bien que la plupart des organisations aient déjà utilisé des réunions en ligne, il est très différent d'être dans un environnement totalement virtuel. De nombreux aspects doivent être pris en compte, allant de la manière de rendre les connexions virtuelles aussi efficaces et pertinentes que possible, aux défis pratiques et aux problèmes de santé mentale liés au travail à domicile. La Harvard Business Review a une ressource qui peut vous aider : «Un guide pour gérer vos (nouveaux) travailleurs à distance».

3. Créez une stratégie de communication.

En cas de crise, il y a inévitablement des peurs et des incertitudes. La communication fréquente et régulière d'informations importantes peut atténuer cela, ainsi que de fournir une possibilité de connexion et donc de confort dans les moments très difficiles. Chaque organisation devrait prévoir de communiquer avec son personnel, ses membres, ses bénévoles, son conseil d'administration et tous les autres intervenants clés. Les communications avec le personnel doivent intégrer que la peur et l'appréhension pendant cette période sont normales tout en s’assurant que chacun a une vision claire des objectifs et des priorités. Les communications avec les membres de l’Ordre devraient les aider à poursuivre leurs activités professionnelles. Par exemple, les communications avec les entreprises peuvent se concentrer sur les changements de dates limites de production des déclarations de revenus ou sur tous autres changements législatifs et réglementaires susceptibles de les affecter. Les communications avec les membres doivent également les encourager à réfléchir au service qu'ils peuvent fournir au public à la lumière de la crise.

4. Fournissez des ressources à vos membres.

Notre monde virtuel offre une multitude de ressources en ligne qui peuvent être très utiles pour aider vos membres à traverser cette crise. Les Ordres devraient cibler les besoins des différents secteurs de leurs membres grandes et petites entreprises, comptables en entreprise, formateurs, étudiants, comptables du secteur public, etc. Les membres des Ordres doivent être prêts et aptes à soutenir leurs clients qui seront également être touchés par la crise. De nombreuses grandes entreprises ont déjà produit d'excellents documents qui peuvent être partagés en ligne. De plus, divers outils de formation en ligne sont disponibles pour aider vos membres. Chaque secteur peut avoir un besoin différent, il faut donc cibler les besoins en conséquence.
L'IFAC a lancé une page Web sur les ressources COVID-19  qui rassemble les informations des membres de l’IFAC, le Forum des entreprises et d'autres parties prenantes, ainsi que les propres idées de l'IFAC elle-même, pour aider à partager nos expériences et nos connaissances en ces temps sans précédent.

5. Mener une planification d'urgence pour certains cas, en particulier ceux axés sur la continuité et la poursuite des activités.

Il est essentiel de regarder vers l'avenir et de considérer les «et si». Bien que le coronavirus soit effrayant et menaçant pour la santé et la sécurité, il a également un impact économique grave, potentiellement dévastateur. Chaque organisation doit en tenir compte dans ses priorités stratégiques dans ce nouvel environnement - ce sur quoi elle doit se concentrer, et ce qui peut être reporté à plus tard. Il doit ensuite considérer, en fonction de la crise et des priorités d’affaires, quels sont les impacts à court et long terme sur les recettes, les dépenses et les flux de trésorerie.

Bien que certaines dépenses puissent être réduites, telle ou telle organisation voudra peut-être envisager d'investir dans de nouvelles façons de soutenir ses membres, comme le développement de programmes en ligne. Les Ordres doivent également mettre à jour leurs plans de gestion des risques.

6. Tendez la main.

La profession comptable mondiale est un incroyable réseau qui peut se fédérer en toute crise. Toutes les Organisations comptables doivent envisager de tendre la main aux principales autres parties prenantes, comme le gouvernement et les bailleurs de fonds, les organisations internationales et nationales, les régulateurs, les institutions financières, etc. Contacter d'autres parties prenantes offre la possibilité de partager des informations et de déterminer s'il existe des opportunités de collaboration.

Dans certains pays, les gouvernements forment des groupes de parties prenantes à la gestion des crises. Dans la mesure du possible, les organisations comptables devraient envisager de se joindre à ces groupes pour offrir les perspectives et le soutien de la profession comptable.

Les organisations qui peinent à passer rapidement de la prestation de services en présentiel à la prestation de services en ligne devraient contacter leurs organisations régionales et leurs contacts au sein de l'IFAC pour demander de l'aide. Par exemple, les organisations régionales et l'IFAC peuvent essayer d'aider les organisations à identifier la formation professionnelle continue qui existe déjà en ligne, offert par d'autres organisations qui, avec les accords appropriés, pourrait être promu auprès de leurs membres.

Les leçons apprises, l’évaluation et le retour à la normale

7. Mettez à jour votre plan de gestion de crise ou créez-en un si votre organisation n'en a pas.

Une fois la crise terminée, ne vous arrêtez pas ! Assurez-vous de l'utiliser pour créer un plan de préparation aux urgences polyvalent et continu pour tous les événements futurs et révisez-le au moins une fois par an.

Le monde a radicalement changé en peu de temps. Quelle que soit la situation dans votre pays ou région, et que votre organisation ait ou non déjà eu un plan, le moment est venu d'agir. Votre organisation peut jouer un rôle essentiel en aidant la profession à surmonter la crise sanitaire actuelle tout en s'assurant que vous êtes prêt pour les urgences futures.