En ce qui concerne la technologie, les cabinets de petite et moyenne taille (SMP) présentent beaucoup de points communs avec les autres types de petites entreprises dans la mesure où ils tendent à collecter les technologies de manière organique, souvent sans objectif à long terme.

« Très peu de cabinets SMP auraient un plan stratégique, et encore moins un plan stratégique technologique », déclare David Smith, consultant pour cabinet et fondateur de Smithink. « Beaucoup réagissent simplement à ce qu'ils voient sur le marché et adoptent cette technologie. Mais ils devraient réfléchir aux domaines dans lesquels ils veulent orienter leurs cabinets et aux technologies qu’ils doivent mettre en œuvre pour les amener à atteindre cet objectif. »

Les SMP sont souvent sollicités, à la fois en termes de temps et de ressources, et ceci pourrait constituer le plus gros défi en matière de plan technologique. Les portails clients constituent une solution technologique qui permet de gagner du temps, mais de nombreuses formations du personnel et des clients doivent être mises en œuvre avant que cette technologie puisse être véritablement intégrée. « Je répète invariablement aux entreprises que ce n’est pas la technologie en soi qui importe : tout ce qu’elle permet, c’est d’activer des changements de processus. Vous devez donc commencer par réfléchir à la manière dont vous souhaitez améliorer vos processus et votre service client, puis décider ensuite des technologies à déployer pour permettre ces changements », nous explique Smith.

Cinq étapes pour vous aider à intégrer la technologie à votre entreprise :

1. Réfléchissez à votre stratégie commerciale à long terme

La première étape consiste à diriger son regard vers l'extérieur, et non vers l'intérieur. « Pensez d’abord à ce qui se passe dans le monde qui vous entoure et aux effets que cela aura sur votre entreprise. Il existe toute une série de problèmes environnementaux auxquels il faut faire face en termes de positionnement de l’entreprise afin de l’engager sur la voie de l’avenir, et la technologie permet de répondre à un bon nombre d’entre eux. » Réfléchissez aux besoins de gagner du temps, de réduire les coûts, de fidéliser vos clients et d’attirer du personnel et de nouveaux clients. Assurez-vous ensuite que le plan technologique est bien aligné sur le plan stratégique global de l'entreprise, en ce qui concerne notamment les objectifs de croissance et les offres de services. L'entreprise peut chercher à tirer parti des progrès technologiques pour améliorer son efficacité, son service à la clientèle ou sa rentabilité. Il peut s’agir ici de l’accès à distance, la gestion et la numérisation de documents, les stations multi-écrans ou l’amélioration de son site Web.

2. Réalisez une analyse environnementale de la technologie dont vous disposez et que vous souhaitez acquérir

Une fois que vous avez décidé de votre stratégie, prenez le temps de vous rendre aux foires commerciales pour vous renseigner sur les nouvelles technologies et identifier la technologie qui pourrait le mieux s’intégrer à votre stratégie. Les facteurs à prendre en compte lors du choix d’un fournisseur sont notamment la qualité de ses directeurs, ses antécédents, sa rentabilité, ses investissements dans la recherche, ainsi que son développement et ses engagements envers ses clients. La sélection d'un fournisseur doit être considérée comme un investissement relationnel à long terme.

3. Élaborez un programme de mise en œuvre réaliste
Les SMP n’ont bien souvent pas de ressources illimitées et doivent s’assurer que leur plan et leur approche sont efficaces. « La plus grande erreur que je constate, c’est le fait que les entreprises formulent des plans trop ambitieux au départ et finissent par échouer », explique Smith. Il suggère un plan à la mesure des capacités de l’entreprise afin que vous puissiez gérer le processus tout en profitant de petites réussites en cours de route. Il est important d’examiner la formation, les options d’assistance, les coûts et les conditions du contrat dans le cadre du processus décisionnel.

4. Soutenez votre champion en matière de technologie

Identifiez un membre passionné de l’équipe pour prendre en charge la mise en œuvre de la nouvelle initiative, et chargez-le de la mission. Donnez-leur le pouvoir de réfléchir au changement de processus et aux formations à dispenser. Ils auront besoin du soutien et des conseils de la direction de l’entreprise pour procéder au changement. « Le changement de processus est difficile, et les gens peuvent s’y montrer très réticent », déclare Smith. L’identification d’un champion de la technologie peut également s’avérer efficace pour la rétention des talents, dans laquelle les jeunes « étoiles montantes » assument des responsabilités supplémentaires – Voir À la recherche des stars : gestion de la jeunesse et des talents.

5. Impliquez vos clients

Les clients souhaitent connaître les évolutions susceptibles d’économiser du temps et de l’argent. L'introduction de nouvelles technologies et de changements, et le fait d’impliquer les clients par le biais de vidéoconférences et de portails clients, instaureront un climat de confiance. Cette méthode insuffle la transparence et met en évidence les réflexions à long terme pour tous. L’organisation de séminaires, par exemple, est nécessaire si vos plans technologiques requièrent leur contribution.  

L’IFAC a récemment publié une mise à jour du Guide to Practice Management for Small- and Medium-Sized Practices (Guide de gestion de cabinet pour les cabinets de petite et moyenne taille), qui inclut un nouveau chapitre sur l’utilisation de la technologie et aborde des sujets tels que l’élaboration d’une stratégie technologique, les options matérielles et logicielles, les risques technologiques, ainsi que les technologies nouvelles et émergentes.